Vom Büromanagement bis zur Eventplanung: Anna Mertens als Office Managerin bei oraya

In jedem Unternehmen spielen unsichtbare Heldinnen und Helden eine entscheidende Rolle für ein erfolgreiches Geschäft. Anna Mertens, Office Managerin bei oraya, ist eine dieser entscheidenden Figuren, die im Hintergrund dafür sorgen, dass alles reibungslos läuft. Mit einer breiten Palette an Verantwortlichkeiten, ist Anna die treibende Kraft hinter dem Büromanagement und einer Vielzahl organisatorischer Aktivitäten.

Als Office Managerin trägt Anna maßgeblich dazu bei, dass alle administrativen und organisatorischen Aspekte des Unternehmens effektiv verwaltet werden, während sie gleichzeitig das Team unterstützt und zur positiven Unternehmenskultur beiträgt. Zu Annas täglichen Repertoire an Aufgaben gehören das  Büromanagement, die Buchhaltung und die Terminkoordination. Zusätzlich organisiert sie Teamevents und Messen, um die Unternehmenskultur zu stärken. Anna unterstützt auch die Geschäftsführung, indem sie sich um Eingangsrechnungen, Belege, Bestellungen und weitere Anliegen kümmert. Insgesamt trägt ihr Engagement dazu bei, ein positives Arbeitsumfeld zu schaffen und das Unternehmen voranzubringen. Sie ist das Bindeglied zwischen den verschiedenen Abteilungen, um sicherzustellen, dass alle administrativen und organisatorischen Aktivitäten reibungslos ablaufen und nahtlos ineinander greifen.

In unserem Interview mit Anna geben wir euch einen Einblick in ihre facettenreiche Rolle als Office Managerin bei oraya. Erfahrt aus erster Hand, wie Anna ihre Herausforderungen im Job meistert, die Dynamik ihres Arbeitsbereichs bewältigt und wie ihre Leistungen dazu beitragen, das Unternehmen zu stärken.

Anna, könntest du uns erzählen, was dich dazu bewogen hat, dich für eine Position bei oraya zu entscheiden? Welche Faktoren haben deine Entscheidung beeinflusst und was schätzt du besonders?

Anna Mertens: Für mich war die Entscheidung, mich bei oraya als Office Managerin zu bewerben, von mehreren Faktoren geprägt. Zuvor hatte ich als Persönliche Referentin eines Professors an einer Universität gearbeitet, und dieser Job war oft sehr stressig. Meine Fähigkeiten, mich mit den unterschiedlichsten Aufgaben zu befassen und als Referentin dem Dozenten vielseitig unter die Arme greifen zu können, hat mich motiviert, nach einer ähnlichen Rolle zu suchen.

Das Bewerbungsgespräch mit Jan bei oraya war entscheidend für meine Wahl.  Während dieses Gesprächs tauschten wir uns ausführlich über die anfallenden Tätigkeiten aus, und ich betonte, dass ich gerne überall Aufgaben erledigen würde und bereit wäre, die Geschäftsführung in allen Belangen zu unterstützen. Durch die harmonische und kollegiale Atmosphäre während des Vorstellungsgesprächs hatte ich bereits damals das Gefühl, dass jedes Teammitglied bei oraya geschätzt wird und als Team gemeinsam mit den Herausforderungen wächst. Diese persönliche Atmosphäre und kollegiale Zusammenarbeit im Unternehmen schätze ich bis heute sehr  und es trägt dazu bei, dass ich mich hier wohl und geschätzt fühle. Es ist schön zu wissen, dass ich einen Beitrag zum Erfolg des Unternehmens leiste und dass meine Fähigkeiten als Office Managerin hier geschätzt werden.

Ich habe mich auch für oraya entschieden, weil ich mein Wissen aus meinem Studium in Logistik und E-Commerce im Unternehmen gezielt einbringen kann. Ich sehe darin einen zusätzlichen Mehrwert, da mein erworbenes Fachwissen es mir ermöglicht, gezielt zur Effizienz und Produktivität des Unternehmens beizutragen. Es ist eine großartige Möglichkeit für mich, mein Studium sinnvoll einzusetzen und mein Wissen direkt im Unternehmenskontext anzuwenden. Bei oraya habe ich die perfekte Gelegenheit gefunden, meine Stärken einzubringen und die Geschäftsleitung zu unterstützen. 

Wie spielen Teamevents eine Rolle bei der Förderung einer positiven Unternehmenskultur bei oraya, und wie trägt deine Rolle als Office Managerin dazu bei?

Anna Mertens: Teamevents spielen eine bedeutende Rolle bei der Förderung einer positiven Unternehmenskultur bei oraya. Gerade weil wir größtenteils remote arbeiten und uns als gesamtes Team sozusagen nur über regelmäßigen Team-Meetings, die wir online haben, sehen, sind solche Veranstaltungen entscheidend, um das Teamgefühl zu stärken, die Motivation zu steigern und ein gemeinsames Wir-Gefühl zu fördern. 

Als Office Managerin trage ich dazu bei, die Teamevents in Präsenz zu organisieren und sicherzustellen, dass sie reibungslos ablaufen. Von der Planung und Koordination bis zur Umsetzung kümmere ich mich darum, dass diese Veranstaltungen zu einem positiven Erlebnis für das Team werden. Ich achte darauf, dass die Veranstaltungen den Zusammenhalt fördern, eine entspannte Atmosphäre bieten und Raum für persönliche Gespräche ermöglichen.

Die Tatsache, dass wir hier bei oraya ein eher freundschaftliches Verhältnis unter den Kollegen haben, macht unsere Teamevents zu besonderen Highlights. Es stärkt das Teamgefühl und fördert eine positive Arbeitsumgebung, in der sich alle wertgeschätzt und verbunden fühlen. Als Office Managerin ist es mir eine Freude, zu sehen, wie diese Veranstaltungen die Unternehmenskultur bereichern und dazu beitragen, dass jeder gerne zur Arbeit kommt und sich engagiert einbringt.

Als Office Managerin unterstützt du auch die Geschäftsführer im operativen Tagesgeschäft. Welche Herausforderungen sind mit diesen Aufgaben verbunden? 

Anna Mertens: Als Office Managerin unterstütze ich die Geschäftsführer im operativen Tagesgeschäft, indem ich mich um allgemeine Anliegen kümmere. Ich stehe als Ansprechpartnerin zur Verfügung und helfe bei verschiedenen Aufgaben.  Ein effizientes Zeitmanagement ist daher entscheidend, um sicherzustellen, dass alle Anfragen und Aufgaben rechtzeitig erledigt werden.

Des Weiteren können im operativen Tagesgeschäft unvorhergesehene Situationen auftreten, die eine schnelle und flexible Reaktion erfordern. Es ist wichtig, sich auf verschiedene Situationen einzustellen und angemessen zu reagieren, um die Anforderungen der Geschäftsführung zu erfüllen.

Oft sind auch mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen. Das erfordert die Fähigkeit, an verschiedenen Projekten effektiv zu arbeiten und Prioritäten zu setzen, um sicherzustellen, dass alle Anfragen und Anliegen der Geschäftsführung angemessen behandelt werden.

Trotz dieser Herausforderungen sehe ich meine Rolle als Office Managerin als äußerst erfüllend. Mein Ziel ist es, die Geschäftsführung zu entlasten, indem ich mich um die operativen Angelegenheiten kümmere, so dass sie sich auf ihre strategischen Aufgaben konzentrieren können, die zur Effizienz und zum Wachstum des Unternehmens beitragen.  Indem ich ihnen den Rücken freihalte und organisatorische Aufgaben übernehme, hoffe ich, dass sie sich in ihrer Position bestärkt fühlen und die Effizienz und Effektivität des Unternehmens weiter vorantreiben können.

Die Organisation von Messen erfordert oft eine Menge Planung und Koordination. Wie gehst du vor, um sicherzustellen, dass diese Veranstaltungen erfolgreich sind und sie die Teammitglieder motivieren und stärken?

Anna Mertens: Um sicherzustellen, dass Messen erfolgreich sind, erstelle ich umfassende Listen mit allen notwendigen Aufgaben, benötigten Ressourcen und festgelegten Deadlines. Diese Listen dienen als Leitfaden und ermöglichen eine strukturierte und effiziente Planung.

Jede Messe ist einzigartig, daher passe ich meine Listen individuell an die spezifischen Anforderungen und Ziele jedes Events an. Auf diese Weise kann ich sicherstellen, dass nichts übersehen wird und das Event reibungslos abläuft. Indem ich mich um die umfangreiche Planung und Organisation kümmere, entlaste ich die Teammitglieder. Sie können sich voll und ganz auf ihre jeweiligen Aufgaben und die Vorbereitung für das Event konzentrieren, ohne sich um die logistischen Details sorgen zu müssen.

Durch meine sorgfältige Planung und Organisation gewinnen die Teammitglieder Vertrauen in meine Fähigkeiten. Sie wissen, dass sie sich auf mich verlassen können, was sie automatisch stärkt und motiviert, da sie sich sicher fühlen, dass alles gut vorbereitet ist. Dies ermöglicht es ihnen, ihre Energie und Aufmerksamkeit darauf zu richten, eine großartige Veranstaltung zu gestalten und die Ziele des Events zu erreichen.

Durch diese Herangehensweise kann ich sicherstellen, dass die Messen, auf der oraya als Aussteller teilnimmt, erfolgreich sind und dazu beitragen, das Team zu motivieren und zu stärken. Die Teammitglieder, die oraya bei der jeweiligen Messe repräsentieren, fühlen sich unterstützt und geschätzt, was zu einer positiven und produktiven Atmosphäre beiträgt und die Zusammenarbeit fördert.

Seitdem du bei oraya als Office Managerin tätig bist, hast du bereits eine Vielzahl an Aufgaben und Verantwortlichkeiten übernommen. Wie siehst du deine persönliche Weiterentwicklung im Unternehmen und welche Ziele möchtest du in deiner Rolle erreichen?

Anna Mertens: Seitdem ich als Office Managerin bei oraya tätig bin, habe ich bereits eine Vielzahl an Aufgaben und Verantwortlichkeiten übernommen. Meine persönliche Entwicklung im Unternehmen sehe ich als äußerst positiv an. Ich habe das Gefühl, einen wertvollen Beitrag leisten zu können und mit jeder Herausforderung weiter zu wachsen.

Auch weiterhin wird oraya Innovationen hervorbringen und die Zukunft der IT-Branche mitgestalten. Dieses Interview ist ein Spiegelbild unserer gemeinsamen Erfahrungen und der bemerkenswerten Reise der Teammitglieder. Wir hoffen, dass dieser persönliche Einblick in das Team von oraya euch ein besseres Verständnis für die Werte, Ambitionen und das Engagement unseres Unternehmens vermittelt hat.